قبل ٣ أشهر: الأساسات
ثبّت التاريخ واحجز القاعة — ففي المواسم تُحجز القاعات الجيدة مبكرًا — واتفق مبدئيًا مع الضيافة والتصوير. ابدأ قائمة المدعوين في ملف واحد مشترك بين العائلتين لتتجنب التكرار والنسيان.
قبل ٦ أسابيع: الدعوة
اعتمد نص الدعوة مع كبار العائلة، وصمّم البطاقة واعرضها على الطرفين. راجع القائمة النهائية بالأسماء وأرقام الجوال — الاسم الصحيح شرط الدعوة الشخصية.
قبل ٤ أسابيع: الإرسال
أرسل الدعوات دفعة واحدة — وصول الدعوة لبعض الأقارب قبل غيرهم حديث مجالس لا تحتاجه. تابع التأكيدات في لوحة المتابعة، وأرسل تذكيرًا لمن لم يرد قبل الحفل بيومين إلى ثلاثة.
الأسبوع الأخير
- ◆سلّم عدد المؤكدين والمرافقين النهائي للقاعة والضيافة
- ◆وزّع المشرفين على البوابات وجرّب المسح قبل الحفل
- ◆جهّز خطة كبار الضيوف والدخول الاستثنائي
- ◆ليلة الحفل: افتح لوحة الحضور وراقب الأرقام بهدوء — التنظيم يشتغل عنك