قبل الجولة: اعرف عددك
لا معنى لمقارنة القاعات قبل معرفة عدد ضيوفك التقريبي — فالسعة أول مرشِّح. ابنِ قائمة مدعوين مبدئية، وقدّر الحضور، وابدأ الجولة برقم في يدك. وحين ترسل الدعوات لاحقًا بتأكيد حضور، ستراجع مع القاعة على العدد المؤكد لا المتوقع.
الأسئلة التسعة
- ◆ما السعة الفعلية لكل قسم عند جلوس مريح — لا الرقم الدعائي؟
- ◆هل الضيافة إلزامية من القاعة أم يُسمح بمتعهد خارجي؟ وبأي رسوم؟
- ◆متى تُسلَّم القاعة للتجهيز؟ وهل ليلة إضافية للتجهيز برسوم؟
- ◆ماذا يشمل السعر: التنسيق، الإضاءة، الصوتيات، الضيافة، العمالة؟
- ◆ما سياسة الإلغاء وتغيير التاريخ؟ وكم العربون المسترد؟
- ◆هل توجد بوابات منفصلة ومداخل خاصة لكل قسم؟
- ◆أين ينتظر السائقون وأين مواقف الضيوف؟
- ◆هل يُسمح بالتصوير الخارجي ومتى؟
- ◆من مسؤول التنظيم ليلة الحفل وما رقمه المباشر؟
وثّق كل شيء
كل ما اتُّفق عليه شفهيًا يُكتب في العقد — التاريخ الهجري والميلادي، وساعة التسليم، وقائمة الشوامل بندًا بندًا. وعند بوابة القاعة ليلة الحفل، نظّم الدخول ببطاقات QR فلا يقف مشرفوك أمام قوائم ورقية.