القاعدة: ٣ إلى ٤ أسابيع
أرسل الدعوة قبل الحفل بثلاثة إلى أربعة أسابيع: مدة تكفي المدعوين لترتيب ارتباطاتهم، وقصيرة بما يكفي كي لا تُنسى الدعوة. لضيوف خارج المدينة أو خارج المملكة قدّمها إلى ستة أسابيع ليتدبروا السفر والسكن.
احسب حساب الموسم
في مواسم الزواجات — إجازة الصيف وما بعد العيدين — تتزاحم المناسبات وتُحجز القاعات والتقاويم مبكرًا. إن كان حفلك في موسم مزدحم فأرسل مبكرًا وكن أول دعوة تصل، وتجنّب ليالي الامتحانات والمناسبات الكبرى ما استطعت.
التذكير فنّ لا إزعاج
تذكير واحد قبل الحفل بيومين إلى ثلاثة يكفي، ويُحسن أن يكون لمن لم يؤكد حضوره فقط. مع نظام تأكيد الحضور تعرف بالاسم من أكّد ومن تأخر، فيصل التذكير لمن يحتاجه دون إحراج البقية.
خطّط بالمقلوب
ثبّت تاريخ الحفل، ثم ارجع للوراء: قبل ٦ أسابيع يجهز التصميم والقائمة، قبل ٤ أسابيع تُرسل الدعوات، قبل أسبوع تُراجع الأعداد مع القاعة على عدد المؤكدين، وقبل يومين يخرج التذكير. صمّم دعوتك الآن ودع لوحة المتابعة تدير الباقي.